【改正】2024年1月からの電子帳簿保存法！

2023年11月30日 2024年11月27日

kentaokaniwa

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帳簿書類の保存ルールについて解説

　POINT

電子帳簿保存法の3つの区分のうち、「電子取引」が2024年1月から義務化！
原則的には「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たして保存が必要！
準備が間に合わない場合、とりあえずは電子取引データの保存だけは行おう！

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係（法人税や所得税など）の帳簿（※1）や書類（※2）を電子データで保存するときの取り扱いなどを定めたものです。
（※1）仕訳帳や総勘定元帳など。
（※2）決算関係書類（貸借対照表や損益計算書など）や見積書、請求書、領収書など。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿等保存（任意）
コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類について、一定の要件のもと電子データでの保存を認めるものです。
・会計ソフトで作成した仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿
・会計ソフトで作成した貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類
・パソコンで作成した見積書、請求書、領収書などを取引相手に紙で渡したときの書類の控え
スキャナ保存（任意）
紙の見積書、請求書、領収書などをスマホやスキャナでスキャンし、一定の要件のもと電子データでの保存を認めるものです。
・取引相手から紙で受け取った書類
・自身が手書きなどで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し
電子取引（義務）
見積書、請求書、契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子にてデータの授受を行った場合の電子保存について定めたもので、一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。電子取引の対象は、「メール」、「Webサイト」、「FAX」、「電子契約」、「EDI（電子的データ交換）取引」などがあります。
データでやり取りしたものが対象で、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
2024年1月以降は、事業規模に関わらず全ての法人・個人事業主が義務化となりますので、以下で詳細を見てみましょう。

電子取引の保存要件

2つの保存要件を満たす必要があります。

真実性の要件

以下のいずれかを対応する必要があります。

タイムスタンプが付された後で電子取引データの授受を行う
電子取引データの授受後、速やかにタイムスタンプを付す
電子取引データについて訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けをする

可視性の要件

以下の全てを満たす必要があります。

自社開発システムの場合、その概要書を備え付ける
保存場所にパソコン等とその操作マニュアルを備え付け、画面・書面で速やかに出力できる
保存された取引情報について検索機能を確保する（※3）（※4）
①取引年月日・取引金額・取引先で検索
②日付又は金額について、範囲指定で検索
③2つ以上の項目を組み合わせて検索

（※3）税務調査時にデータ資料のダウンロードに対応可能な状態であれば、②及び③は不要です。
（※4）「基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者」または「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している事業者」は、「3.検索機能の確保」自体が不要です。

2024年1月からの対応策は？

現実的な対応策としては・・・

・「真実性の要件」については、「4.訂正削除の防止に関する事務処理規定」で対応！
➣以下の国税庁HPに事務処理規定のサンプルがあるため、こちらを基に策定しましょう。

【法人】
https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.nta.go.jp%2Flaw%2Fjoho-zeikaishaku%2Fsonota%2Fjirei%2Fword%2F0021006-031_d.docx&wdOrigin=BROWSELINK

【個人事業主】
https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.nta.go.jp%2Flaw%2Fjoho-zeikaishaku%2Fsonota%2Fjirei%2Fword%2F0021006-031_e.docx&wdOrigin=BROWSELINK

・「可視性の要件」については、パソコン及び操作マニュアルを備付け（要件2.）、プリントアウトした書面を整理してファイリング（要件3.）しておくことで対応！
➣プリントアウトした後でも電子取引データは削除せず、保存はしておく必要があります。

準備が間に合わない場合は？

2024年1月までに事務処理規定の制定などの準備が間に合いそうにない場合、以下の①及び②を満たすことで電子取引データを保存しておくことでOK！

電子取引データについて、一定のルールのもと保存ができなかったことについて相当の理由（※5）がある場合
（※5）「人手不足」、「システム整備が間に合わない」、「資金不足」など、幅広い理由が認められます。
税務調査時に以下に対応できるようにしておく
・電子取引データのダウンロードの求め
・電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求め